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联系电话:010-63869562
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开户单位:中国预防性病艾滋病基金会
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中国预防性病艾滋病基金会档案管理规定


   信息公开  时间:2015-12-29 11:29:53


  

   

    一、基金会安排政治责任心强、工作认真负责的工作人员管理档案。
    二、档案管理人员职责
    1.贯彻执行《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。
    2.及时收集应当归档的有关材料和照片,外出开会人员的发言和会议文件。
    3.维护档案的完整、准确与安全,为本单位各项工作的需要提供服务。
    4.督促有关人员注意积累工作中各类文件材料,积极配合归档工作。
    5.监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
    6.按时向会领导报送档案工作统计材料。
    三、档案管理人员工作要求
    1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。
    2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
    3.归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。
    四、文件、材料收集归档规定
    收集归档范围:
    1.基金会在工作中形成的具有保存价值的,上级和有关部门送来的与本会关系密切的文件材料(包括公文、电报、书信、会议材料、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求归档。
    2.一项工作完成时(包括一项目已完成、一个会议已结束,一个问题已解决,
一件案件已处理等),办公室将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后归档。
    3.外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时归档。
    4.年度工作总结、各种年报、人员名册,应随时归档。
    五、文件归档要求
    1.应归档的文件、材料应收集全齐。
    2.正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
    3.归档文件材料注意:检查公章是否盖了,没有标题的文件应加上标题、内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
    4.归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。
    5.归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
    6.凡是归档的材料必须经过整理,把同一类的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。

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